O CinDoc é composto pelos seguintes módulos:

• Gestão estruturada de informações.
• Parametrização para criação de bases documentais.
• Captura de documentos.
• Pesquisa em textual plena sobre o conteúdo dos documentos.
• Consulta e atualização em ambiente Internet e/ou Intranet.
• Toolkit Web para a personalização de páginas Web para acesso ao sistema.
• OCR para reconhecimento ótico de caracteres.
• COLD - para captura de documentos produzidos por outros aplicativos, em particular por mainframes.
• Toolkit - Biblioteca de funções acessíveis por linguagens de programação para desenvolvimento de aplicações especiais.
• PUSH - para difusão seletiva de informação.

O CinDoc está baseado numa estrutura cliente/servidor 32 bits e que pode usar bases de dados relacionais ou proprietária. A figura a seguir representa a arquitetura do CinDoc.

Estruturação da Informação

A estrutura da base de dados do CinDoc se baseia em fichas descritivas que contém, de forma estruturada, as informações contidas nos documentos. Cada ficha descritiva se refere a um único documento e é totalmente parametrizável.

• Principais Características
  • Número ilimitado de bases de dados;
  • Fichas descritivas de formato variável;
  • Chaves de acesso automáticas ou manuais;
  • Campos indexáveis, como: datas, assunto, texto plano, combinação de campos, etc.;
  • Número ilimitado de fichas descritivas por base.
• Principais Funções
  • Controle e verificação de formatos de dados;
  • Valores padrão para certos tipos de campos;
  • Possibilidade de campos obrigatórios;
  • Exclusão de stop words na indexação textual;
  • Gestão de listas hierárquicas;
  • Número ilimitado de fichas de entrada de dados;
  • Importação e exportação em diversos formatos;

Integração com a WEB

As bases documentais criadas com o CinDoc podem ser acessadas via Internet / Intranet através de navegadores comuns (Internet Explorer e NetScape). Há opções de simples consulta via web e de atualização e consulta via Web.

Formatos

O CinDoc reconhece mais de 111 diferentes tipos de arquivos eletrônicos entre os mais quais destacam-se:

• Microsoft Office ( Excel, Access, Power Point, Binder, Chart, Word Pad)
• Acrobat (PDF)
• AutoCad Interchange ASCII
• AutoCad Interchange Binary
• TIFF grupos 3 e 4
• Produtos de software da Micrografx
• Corel Draw
• Paint Brush e diversos formatos de arquivos BMP (Bit Mapped).
• Arquivos "zipados" (Pkzip).
• Windows Metafile

A visualização dos arquivos em formato suportado é direta. Para formatos não suportados o CinDoc permite a carga de visualizador específico.

Tratamento de Imagens

O CinDoc possui ferramenta para o tratamento de imagens que permite:

• fazer rotação de imagens;
• selecionar zonas da imagem a serem deslocadas ou suprimidas;
• inserir texto nas imagens.

Marcação de Documentos

O CinDoc permite a marcação de documentos para criação de subconjuntos. Exemplo: para preparar uma reportagem um jornalista marca os documentos de potencial interesse para posterior analise detalhada.

Banco de dados

O CinDoc pode ser implantado com o seu gerenciados proprietário de base de dados (ISAM) ou com gerenciadores Microsoft SQL Server ou Oracle.

Indexação e Pesquisa

O CinDoc executa indexação estruturada das fichas descritivas e indexação textual do cointeúdo dos arquivos.

Documentos normais em formatos populares (Word, Excel, Power Point, PDF, etc.) e documentos passíveis de operação de OCR podem ser automaticamente indexados no momento da captura do documento, permitindo busca textual plena sobre o conteúdo do documento.

Pesquisas podem ser realizadas através de dois modos:

• Modo Assistido : o usuário é guiado pelo sistema através de um formulário pré-definido parametrizado um função da base de dados e do seu perfil;
• Modo Expert : permite pesquisar campos (indexados ou não).

A pesquisa estruturada permite a interrogação da base de documentos sob diversas formas:

• Utilização de multi-critérios e multi-campos.
• Utilização de operadores lógicos (e, ou, etc.)
• Utilização de operadores aritméticos (>,<,>=,<=,=)
• Utilização de palavras truncadas à direita, esquerda ou no meio.
• Utilização de caracteres coringa (* e ?)
• Seleção de termos dentro do índice, listas hierárquicas ou com uso de thesaurus (Dicionário de Sinônimos).
• Pesquisa progressiva através do cruzamento de diversos critérios de pesquisa.
• Pesquisa de proximidade variável entre termos.

Os termos encontrados na pesquisa são realçados com cor na tela, mostrando a localização dos mesmos.

Métodos de Captura de Documentos

• Digitalização através de scanners formato A5 até A0.
• Cópia de arquivos através do Windows Explorer.
• Extração de documentos contidos em outros registros do sistema.
• Importação de fichas descritivas e de documentos associados.

Controle de Acesso

O CinDoc possui dois tipo de controle de acesso ao conteúdo de suas bases documentais:

• Controle simples: definição global para três tipos de usuários: administrador, gestor e usuário.
• Controle customizado: definição de perfis de acesso diferenciados aplicação por aplicação, com direitos específicos para cada grupo.

Armazenamento de Documentos

• Discos magnéticos
• Juke box
• CD - R/W - (Regravável)
• CD/R - (CD gravável com uso de gravadores de CD comuns).
• DVD.

Integração com E-mail

O CinDoc permite a integração com programas de E-mail que possuam interface MAPI, como por exemplo o Outlook.

Integração com outras aplicações

O CinDoc permite a integração com outros aplicativos Windows através de DDE.

• OCR (Reconhecimento Ótico de Carcateres) - módulo de OCR completamente integrado ao produto que pode trabalhar de forma automática ou manual. Suas principais características estão descritas a seguir.
  • Conservação ou não da imagem original.
  • Orientação automática
  • Detecção automática da qualidade de imagem
  • Supressão de zona de imagens
  • OCR inteligente com capacidade de aprendizagem.
  • Dicionário opcional.
  • Possibilidade de correção manual da operação.
• Toolkit - biblioteca de funções acessíveis por linguagens de programação populares (C/C++, Visual Basic, Delphi, etc.).  Isto permite o desenvolvimento de aplicações especiais e a criação de interfaces automatizadas com outros aplicativos.
• Push (Disseminação Seletiva de Informações) -  permite automatizar a distribuição de informações armazenadas no CinDoc segundo perfis de interesse dos usuários que podem ser facilmente criados. Neste caso Podem ser definidos:
  • a frequencia de envio dos documentos;
  • a lista dos assinantes que devem receber os documentos;
  • o período no qual os assinantes devem receber os documentos ( período de assinatura );
  • o que deve ser transmitido: documento completo ou ficha descritiva;
  • a lingua utilizada na publicação dos documentos.
• COLD - permite a captura de documentos produzidos por outros sistemas (por exemplo, sistemas contábeis, sistemas de CRM, etc.), extraindo dados de discos magnéticos, óticos ou Juke Box. Tem grande flexibilidade de parametrização, permitindo um tratamento automático de dados. A figura abaixo mostra um sistema completo utilizando a característica Cold do CinDoc.

• O servidor CinDoc pode ser fornecido para plataforma Windows NT 4.0 ou superior, Unix, Sun Solaris 2.5 ou superior e HP/UX versão 11.0.
• As estações clientes devem possuir sistema operacional Windows 95, 98 ou NT Workstation 4.0 ou superior com um mínimo de 64 Mb de memória RAM.
• Para os clientes Web é necessário o Microsoft Internet Explorer 4.01 ou NetScape Navigator 4 ou versões superiores.
• Para publicação de informações no ambiente Web é necessário um dos seguintes servidores Web instalados no servidor Intranet / Internet: Microsoft IIS, NetScape Enterprise Server, Lotus Domino ou Apache.