Trata-se de um produto adequado para implementação de colaboração on-line em comunidades virtuais ou para implementar uma plataforma completa de serviços de comunicação e gestão de informações, documentos, agenda e workflow para gestão de projetos e empreendimentos ou rotinas administrativas.

O SiteScape deve ser entendido como uma plataforma de colaboração on-line, comunicação e compartilhamento de informações entre pessoas.

Seu uso leva as pessoas a colocarem todas as informações, bem como o produto do seu trabalho num espaço comum: o sistema desenvolvido com o SiteScape. Dessa forma, a qualquer momento, qualquer pessoa da equipe de trabalho pode acessar as informações de todo o grupo. Além de permitir o acesso às informações, o SiteScape também é uma plataforma de comunicação. Sempre que uma determinada informações ou documento tenha que ser compartilhado por todo o grupo, basta colocar no sistema. O mesmo se encarregará de tornar a informação conhecida por todos que o acessam.

 

Os usuários podem hospedar discussões on-line, compartilhar documentos e arquivos, participar em conversas através do recurso de "chat", agendar reuniões usando agendas compartilhadas, manter home pages pessoais, que incluam lista dos links favoritos, pesquisar e filtrar informações de novas fontes e grupos de Internet.

O que diferencia a solução SiteScape é sua habilidade de ser rapidamente adaptado para qualquer ambiente, usando a arquitetura de gabaritos HTML.

A solução também é excepcional para organizar e buscar informações. Um sistema de diretórios hierárquicos, bem como um sistema segmentado de discussões, ajudam a manter a informação organizada. Integrado ao produto estão as ferramentas "AltaVista Search" e "Forum Tracker" que notifica os usuários de novas entradas de informações, tornado muito fácil ao usuário manter atualizado e encontrar as informações desejadas.

É totalmente baseado no padrão World Wide Web, requerendo que o usuário tenha apenas um navegador de Internet para utilizá-lo. Também funciona em diversos tipos de plataformas de servidores (Windows NT, Unix, Linux).

Possui um módulo de Workflow que permite o encaminhamento de assuntos, com níveis de participação e aprovação por parte do usuários.

Implementa também um mecanismo de votos para decisões consensuais que devem ser tomadas por um determinado grupo. tais votações podem ser abertas ou secretas.  A figura abaixo resume todas as funcionalidades do SiteScape.

• Poder: mostra exatamente em que ponto de um determinado fluxo de trabalho está um certo processo e quem deve tomar ações.
• Flexibilidade: automatiza facilmente diferentes tipos de processos através do seu módulo de workflow.
• Economia de tempo e dinheiro: organiza com facilidade processos repetitivos.
• Facilidade de uso: simples, baseado em formulários HTML, configurável sem programação
• Segurança: permite controle de acesso.
• Facilidade de implementação: não necessita alocação de espaço em servidores internos da empresa pois pode ser totalmente utilizado via Web. Também é possível utilizá-los em ambiente de Intranet.

O SiteScape é uma solução de colaboração via web, ou seja, de compartilhamento, via Internet ou Intranet, de informações, discussões, documentos e arquivos.

É uma solução particularmente adequada ao gerenciamento de empreendimentos e, nessa área, no Brasil, já é usada pela Alstom Power (no gerenciamento de 25 obras de hidrelétricas) e pela Camargo Corrêa (no gerenciamento de obras de termelétrica e de fábrica de cimento).

No exterior o SiteScape é utilizado no gerenciamento de empreendimentos e em inúmeras outras atividades que envolvem o compartilhamento de informações por grupos de trabalho. Alguns exemplos são:

• A co-autoria, a aprovação e a distribuição de documentos entre os membros da International Standards Organization (ISO), que estão distribuídos por todo o mundo;
• As comunicações corporativas na 3Com, que começou usando o SiteScape como apoio nas complexas atividades de fusão com a US Robotics;
• As comunicações corporativas, especialmente nas áreas de inovações tecnológicas, na Siemens AG;
• O gerenciamento da base de conhecimentos tecnológicos da Shell International Exploration and Production (SIEP).

Controle de Pendências

No curso de obras é usual ocorrerem reuniões semanais da fiscalização com a empreiteira. Atas de reunião são escritas e em cada reunião verificam-se as pendências não resolvidas da ata anterior.

Com o SitesCape as pendências são registradas em pastas acessíveis a qualquer usuário autorizado, via web, em qualquer local.  A figura abaixo exemplifica uma pasta.

Clicando sobre o registro desejado, o usuário vê a evolução do assunto e pode agregar novas informações ou documentos.

• Como num Fórum Internet, todos os assuntos tem registro de data, hora e autor.
• Em qualquer atualização, comentário ou complementação o sistema registra data, hora e autor.
• Qualquer registro pode ter documentos anexados.
• Sempre que alguém registrar algo relevante, o sistema pode avisar as pessoas envolvidas através de Email.

Co-autoria de Documentos

Um documento que está sendo trabalhado por várias pessoas pode ser bloqueado pela pessoa encarregada pela revisão.

Enquanto esta pessoa não o liberar, a versão final não é aceita. No entanto é possível que pessoas coloquem versões alternativas no mesmo registro para que o responsável as considere na versão final do documento.

Aprovação de Documentos de Engenharia

Documentos de engenharia podem passar por diversos ciclos de aprovação antes de serem distribuídos para a construção, e é necessário rastrear continuamente o processo para assegurar que as partes estão cumprindo o previamente acordado (veja o exemplo abaixo).

Com o SiteScape, a tramitação é totalmente controlada pelo fluxo de trabalho pré-definido (workflow). Sempre se sabe em que situação está o processo de aprovação de cada documento.

Todos os comentários são registrados juntamente com as revisões.  Cada registro de documento no SiteScape pode armazenar todas as revisões anteriores e mais a versão atual sem que haja necessidade de troca do nome do arquivo do documento.

A tela abaixo mostra o registro de um desenho e as respectivas versões anteriores.

Para visualizar o desenho bastará clicar sobre o link correspondente.